Tietosuojaseloste

EU tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisten rekisterien listaus. GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation (yleinen tietosuoja-asetus). Se on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, jota sovelletaan kaikissa EU-maissa.

 

Tämä on Smart Visionary Solutions Oy:n henkilötietolain (10 § ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tässä tietosuojaselosteessa on kerrottu, kuinka Smart Visionary Solutions Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamiseen ja palveluiden tarjoamiseen liittyen.

 

1. REKISTERIN PITÄJÄ

 

Yritys: Smart Visionary Solutions Oy

Y-tunnus: 3264107–2

Osoite: Kasperintie 245, 70800 Kuopio

Sähköpostiosoite: info@smaviso.fi


2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
 

Yhteyshenkilön nimi: Arto Kärkkäinen

Puhelinnumero: 040 5913920

Sähköpostiosoite: arto@smaviso.fi

Yritys: Smart Visionary Solutions Oy

Y-tunnus: 3264107–2

 

3. REKISTERIN NIMI

Smart Visionary Oy:n asiakastietorekisteri

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Käsittelemme asiakkaittemme osalta pääsääntöisesti seuraavia henkilötietojen ryhmiä:

·      Henkilötiedot (nimi ja henkilötunnus)

·      Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite)

·      Yritysasiakkaiden tiedot (y-tunnus, yhteystiedot)

·      Opetus- ja tutkintotiedot

·      Laskutustiedot

·      Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

·      Yhteydenotot ja palautteet

·      Muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Verkkosivujen kautta yhteydenottopyynnön jättäneiden asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavasti:

 

·      Yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yritys)

 

Lisäksi voimme kerätä palveluiden käytöstä tietoja automaattisesti palvelinlokien ja evästeiden avulla. Tässä tietosuojalomakkeessa rekisteröidyllä tarkoitetaan asiakasta, opiskelijaa tai yhteistyökumppania, joka on tallennettu henkilötietojärjestelmään muualta, kuin verkkosivuilta kerätyn tiedon perusteella.


5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS


Käsittelemme henkilötietoja, jotta pystymme toteuttamaan asiakkaille suunnatun palvelukokonaisuuden ja samalla myös kehittämään palveluntarjontaamme. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja noudatamme lakisääteisiä velvollisuuksia, joista alla tarkemmin:


Palveluiden toteuttaminen


Henkilötietoja käytetään palvelun tuottamiseen, laskutukseen ja sen perintään, sekä rekisteröidyn kanssa tapahtuvaan viestintään. Henkilötietojen avulla kehitetään myös palveluntarjontaa.


Markkinointi


Saatamme käyttää yhteydenottolomakkeen kautta tulleita nimi- ja yhteystietoja tuotteidemme markkinointiin ja palvelukokonaisuuksien rakentamiseen. Asiakkaan on kuitenkin pitänyt tässä tapauksessa suostua markkinointiin.


Tuotekehitys ja raportointi


Käytämme tietoja kehittääksemme palveluistamme entistä parempia mm. asiakaspalautteita, jotka auttavat meitä ymmärtämään miten meidän tulisi kehittää palveluitamme. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.


Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen


Voimme joutua käyttämään tietoja väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen.


Lakisääteiset velvoitteet


Tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytämme 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy noudattaaksemme kirjanpitolakia.

Lisäksi säilytämme opetus-, koulutus- ja tutkintotietoja koskevat asiakirjat niin kauan kuin kyseistä tietoa voidaan käyttää esimerkiksi ammattipätevyys- tai ajokortin saamiseksi. Edellä mainituissa esimerkkitilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.


6. SÄÄNNÖN MUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot kerätään lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään palveluiden tilaamisen tai käyttöönoton yhteydessä.


7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA


Säilytämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittujen käyttötarkoituksien toteuttamiseen. Noudatamme myös voimassa olevia lainsäädännön vaatimuksia esim. opetus- ja tutkintotietojen säilyttämiseen.


Vaatimuksien mukaisen säilytysajan umpeuduttua karsimme tietoja ja käsittelemme nimi- ja yhteystietoja mahdollisiin markkinointitarkoituksiin niin kauan kuin rekisteröity ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestejä. Mikäli tietojärjestelmään rekisteröity asiakas kieltäytyy markkinoinnista, niin säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen. Rekisteröity asiakas voi halutessaan pyytää omien tietojen poistamista kokonaisuudessaan järjestelmästämme.


Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina käymällä läpi tietojärjestelmää tasaisin väliajoin tarpeettomien ja vanhentuneiden tietojen poistamiseen, sekä päivittämiseen.


8. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

Käytämme evästeitä, jotka helpottavat verkkosivustomme käyttöä. Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka selain tallentaa väliaikaisesti tietokoneesi kovalevylle tai mobiililaitteeseen parantaakseen sivuston käyttömukavuutta. Evästeet eivät sisällä käyttäjien henkilötietoja, eikä niitä käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen.


Ensimmäisen osapuolen evästeet


Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat peräisin käytetyltä verkkosivustolta. Ainoastaan kyseinen verkkosivusto voi käyttää näitä evästetietoja.


Kolmannen osapuolen evästeet


Kolmannen osapuolen evästeet ovat peräisin muilta organisaatioilta, joiden palveluita verkkosivusto käyttää (Google, Facebook, Instagram ja mahdollisesti WordPress laajennuksissa käytettäviä evästeitä)


Miksi sallia evästeiden käyttö?


Evästeiden avulla keräämiä tietoja käytetään verkkosivuston ja palvelukokonaisuuden parantamiseksi. Evästeiden keräämiä tietoja voidaan käyttää mm. seuraavasti:

       Verkkosivuston vierailijamäärät ja laitteet, joilla verkkosivuilla on vierailtu antavat mahdollisuuden kehittää sisältöä laitekohtaisesti.

       Evästeiden avulla voidaan myös tarkastella laitevirheitä, joiden avulla voimme parantaa ja poistaa bugeja verkkosivustolta.

       Evästeiden avulla voidaan myös analysoida anonyymiä tietoa, joka auttaa ymmärtämään, kuinka ihmiset käyttävät verkkopalveluja.

 

Jos evästeet estetään?

Jos evästeet estetään, niin tämä voi rajoittaa verkkosivun käyttömahdollisuuksia, sekä voi vaikuttaa verkkosivun ulkoasuun ja sen käyttömukavuuteen.


Personointi

Automaattisten evästeiden avulla kerättyjen tietojen osalta käyttäjä voi vaikuttaa seuraavin tavoin:

Sivuston yksityinen salaus:

Yksityisellä selauksella (”private browsing” tai Chrome-selaimessa ”incognito-tilassa”) käyttäjä voi selata sivustoja niin, ettei sivuista, joilla käyttäjä on käynyt, tallenneta tietoja evästeiden avulla.

Uuden evästeprofiilin luominen:

Tyhjentämällä evästeet selaimelta säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa yksilöivää tunnistetta, jolloin aiempaan tunnisteeseen liittyvä profiili nollautuu.

Evästeiden estäminen:

Käyttäjä voi estää evästeet selaimen asetuksista. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Google Analyticsin käytön estäminen:

Käyttäjä voi estää sivuston tietojen käyttämisen Google Analyticsissa asentamalla Google Analyticsin käytön estävän selaimen lisäosan. Lisäosan tarkoituksena on estää verkkosivulla käynnissä olevaa JavaScriptiä jakamasta sivuston käyntitietoja Google Analytics palvelulle.

”AdBlocker” nimisen selaimen lisäosan käyttö voi vaikuttaa selaimella näkyviin videoihin.


Sivuston yksityinen salaus:


Yksityisellä selauksella (”private browsing” tai Chrome-selaimessa ”incognito-tilassa”) käyttäjä voi selata sivustoja niin, ettei sivuista, joilla käyttäjä on käynyt, tallenneta tietoja evästeiden avulla.


Uuden evästeprofiilin luominen:


Tyhjentämällä evästeet selaimelta säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa yksilöivää tunnistetta, jolloin aiempaan tunnisteeseen liittyvä profiili nollautuu.


Evästeiden estäminen:


Käyttäjä voi estää evästeet selaimen asetuksista. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Google Analyticsin käytön estäminen:


Käyttäjä voi estää sivuston tietojen käyttämisen Google Analyticsissa asentamalla Google Analyticsin käytön estävän selaimen lisäosan. Lisäosan tarkoituksena on estää verkkosivulla käynnissä olevaa JavaScriptiä jakamasta sivuston käyntitietoja Google Analytics palvelulle.


”AdBlocker” nimisen selaimen lisäosan käyttö voi vaikuttaa selaimella näkyviin videoihin.


9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Voimme luovuttaa tietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten.


Viranomaiset ja muut lainsäädännön edellyttämät luovutukset:


Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämänä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tietoja voidaan luovuttaa mm. Traficom:lle, Traficom:n viranomaispalveluja tuottaville kumppaneille kuljettajien ammattipätevyyksistä annetun lain ja ajokorttilain perusteella.


Suostumus:


Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, kuten rekisteröidyn työnantajalle tai vakuutusyhtiölle, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.


Yritysjärjestelyt:


Mikäli myymme, fuusioidumme tai muulla tavalla järjestelemme liiketoimintaamme, niin tässä tapauksessa rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.


Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset:


Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt.


Perintä ja oikeusvaateet:


Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.


Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.


10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tiedot on tallennettu Smart Visionary Solutions Oy:n tietojärjestelmään, joka on suojattu eri menetelmin ja sitä ylläpidetään aktiivisesti. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Järjestelmään pääsy on oikeutettu vain ja ainoastaan tietyiltä henkilöiltä, jotka on ennalta määrätyt Smart Visionary Oy:n työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukkojen ja vartioinnin takana.


11. REKISTERÖIDYN / ASIAKKAAN OIKEUDET


Rekisteröity voi vaikuttaa tietojen käsittelyyn monella eri tavalla:

 

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen:

 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häneltä kerätyt henkilötiedot, sekä pyytää tietojensa poistoa. Virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oikaistaan, täydennetään tai poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin kuin ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, tai jos ne ovat tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi.


Tietojen siirtäminen:

 

Rekisteröity voi halutessaan pyytää toimittamiensa henkilötietojen siirtoa, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella tai ottamalla yhteyttä kohdassa (2.) mainittuun yhteyshenkilöön.

 

Vastustamis- ja rajoittamisoikeus:


Rekisteröity voi vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa. Rekisteröity voi vastustaa myös muuta käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

 

Esimerkiksi tilanteessa, jossa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa tietojen paikkansapitävyys varmistetaan.

 

Suostumuksen peruuttaminen:

 

Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä kohdassa (2.) mainittuun yhteishenkilöön.

 

Valitusoikeus:

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.


12. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI


Emme käytä tietojenkäsittelyssä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.


13. HENKILÖTIETOJÄRJESTELMÄN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Turvallisuus on meille tärkeää. Tästä syystä käytämmekin henkilötietojesi käsittelyyn seuraavia suojatoimia turvallisuutesi varmistamiseksi:

       Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina

       Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan tai muiden turvatoimien avulla

Henkilötietojärjestelmän käyttö on rajattu vain ennalta määrätyille ja nimetyille henkilöille tai henkilölle. Palvelimen tietokanta on suojattu yleisten käytäntöjen mukaisesti.


14. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja viimeisin versio tietosuojaselosteesta löytyy aina verkkosivuiltamme osoitteesta https://smaviso.fi/tietosuojaseloste/.



Tietosuojaseloste on päivitetty: 14.12.2022